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Typographie > Traitement de texte

La page suivante propose des suggestions permettant d'utiliser les logiciels de traitement de texte de manière à réaliser une mise en page à la fois flexible et soignée. Les suggestions font référence uniquement à la plate-forme Windows, et principalement à Microsoft Word (version 2013, mais applicable à toutes les versions utilisant l'interface ruban, soit depuis la version 2007), mais parfois aussi à Corel WordPerfect (version X7).

Aide pour Microsoft Word

Aide pour Corel WordPerfect

Généralités

Lecture du manuel : Lisez, s'il en existe un, le manuel fourni avec un logiciel ou, plus souvent, d'un des nombreux livres en vente sur le sujet, de manière à connaître les techniques les plus appropriées et les plus idiomatiques pour obtenir la mise en page voulue. Relisez le manuel périodiquement pour découvrir des techniques peu ou pas pertinentes lors d'une lecture précédente. La consigne RTFM n'a jamais nui à personne; il s'agit du meilleur moyen pour augmenter sa productivité et la qualité de son travail et lui donner une véritable apparence professionnelle.

Caractère idiomatique des fichiers : Pour éviter des problèmes dans des fichiers qui devront être manipulés par d'autres personnes, p. ex. une maison d'édition ou la rédaction d'une revue, utilisez la mise en page la plus simple et la plus idiomatique permettant à un logiciel de produire un résultat donné. À une époque où chacun doit souvent être son propre éditeur, il est essentiel de savoir manier son outil avec compétence et virtuosité. L'utilisation peu ou pas idiomatique d'un logiciel correspond plus ou moins à jouer d'un instrument à l'oreille.

Stratégies de sécurité

Division du disque dur en partitions : Idéalement, divisez votre disque dur en au moins deux partitions, dont l'une contient les logiciels et l'autre les données. Une partition supplémentaire permet de faire une copie locale de tous vos répertoires de données, ce qui permet un accès rapide à la version précédente si un fichier devient inutilisable ou impossible à récupérer.

Enregistrement des données : Activez la fonction d'enregistrement automatique pour éviter de perdre des données. Enregistrez toujours avant d'effectuer un changement radical de mise en page ou un remplacement global.

Copies de sécurité des modèles et de dictionnaires personnels : Faites régulièrement des copies des modèles permettant de démarrer votre logiciel avec vos paramètres personnels de manière à pouvoir les restaurer en cas de corruption ou de réinstallation.

Microsoft Word

Corel WordPerfect (remplacez 17 par votre version et XX par votre code de langue)

Listes d'adresses et courriels : Faites régulièrement des copies de vos fichiers ou répertoires contenant vos listes d'adresses et vos courriels (particulièrement votre correspondance de recherche) et conservez-les au même titre que de la correspondance sur papier, ce qui pourra être utile à vos biographes. Vous pourrez utiliser les fonctions de recherche dans le texte de votre logiciel pour retrouver des passages utiles.

Favoris Internet : Faites fréquemment un fichier ZIP de vos favoris Internet; vous serez heureux de ne pas avoir à reconstituer p. ex. une liste de plus mille liens si le malheur frappait.

Copies de sécurité des fichiers de travail : Faites des copies de sécurité fréquentes et conservez-les dans un autre lieu. Idéalement, copiez à la fin de chaque journée de travail les nouveaux fichiers et ceux qui ont été modifiés. Si vous êtes à l'extérieur, placez les fichiers modifiés sur un serveur ou envoyez-les en fichiers joints à votre adresse. La perte ou le vol d'un ordinateur, particulièrement pendant un voyage de recherche, est une tragédie que l'on ne veut pas voir se produire.

Faites une copie de toutes vos données et fichiers de personnalisation avant d'apporter votre ordinateur à un atelier de réparation. La précaution est d'autant plus importante si vous vous procurez un nouveau disque dur et voulez y faire copier les données de votre disque actuel (p. ex. à l'achat d'un nouvel ordinateur). On pourrait par mégarde copier le contenu de votre nouveau disque (vide) sur votre ancien (plein), ce qui aurait pour effet d'effacer tout son contenu.

Archivage de fichiers : Résistez à l'envie de détruire les fichiers dont vous ne vous servez plus. C'est seulement des années plus tard, lorsque vous voudrez réutiliser tout ou partie d'un texte, que vous le regretterez. Votre travail vaut infiniment plus qu'un CD de données ou un disque dur portable. Si possible, protégez votre support de données avec un mot de passe; vous vous en féliciterez si jamais vous l'égarez.

Environnement de travail

Barre d'outils Accès rapide : Pour gagner un temps précieux dans Microsoft Word, ajoutez à la barre d'outils Accès rapide (Options | Barre d'outils Accès rapide) certaines options essentielles qui ne sont pas nécessairement visibles lorsqu'un onglet autre que celui où elles se trouvent est actif. Les raccourcis clavier permettent aussi un accès immédiat sans que les mains n'aient à changer de position.

Désactivation du mode Backstage : De manière à éviter les nombreuses étapes imposées par Microsoft Word à partir de la version 2013 pour naviguer jusqu'au répertoire par défaut et ensuite ouvrir un fichier, il faut désactiver le mode Backstage. Pour ce faire, faites Ficher | Options | Enregistrement et sélectionnez Ne pas activer le mode Backstage à l'ouverture ou l'enregistrement des fichiers. Par la suite, la fenêtre de répertoire apparaîtra tout de suite après avoir fait Ctrl+O.

Raccourcis clavier : Apprenez autant de raccourcis clavier (Microsoft Word 2013) que possible en plus de ceux qui doivent être de l'ordre du réflexe (Ctrl+A, C, F, G [ou B en anglais], O, I, P, S, U, V, X, Z), entre autres pour la saisie des guillemets et des signes typographiques et diacritiques. Utilisez-les toujours de préférence aux options contenues dans les menus ou choisies par des clics droits de souris. L'économie de mouvements permet de travailler plus vite et d'une façon plus ergonomique.

Volet de navigation : Affichez le volet de navigation (Affichage | Afficher | Volet de navigation) pour pouvoir cliquer sur le titre des sections identifiées par un style. La liste affichée correspond alors plus ou moins à une table des matières.

Marges, tabulations, pagination : Réglez les marges, les tabulations, la pagination et les autres aspects de base de la mise en page dès le début de la rédaction. La précaution est essentielle si le texte contient des tableaux et des sections en colonnes, où l'espace disponible peut conditionner la mise en page, voire la conception de la présentation des données.

Les différences entre les formats lettre (8,5 × 11 po, 216 × 279 mm) et A4 (210 × 297 mm) obligent à respecter certaines marges minimales pour qu'un texte conçu en fonction d'un format de papier puisse être imprimé sans perte d'information dans l'autre format. Voir Jacob Palme, Making Postscript and PDF International.

Choix de la langue (Canada, France) : Choisissez une langue par défaut en fonction de votre contexte linguistique. Dans Microsoft Word, cliquez Outils | Langue | Langue... et choisissez Français (Canada) ou Français (France); cliquez ensuite sur Par défaut... pour « affecter par défaut à langue la valeur... ». Avec Français (Canada), Word insérera des espaces insécables seulement après les guillemets ouvrants et avant les guillemets fermants et les deux-points; avec Français (France), il en ajoutera aussi avant les points-virgules, les points d'exclamation et les points d'interrogation. Si l'on doit absolument utiliser l'espace fine, voir la méthode suggérée.

Correction automatique et affichage des fautes : Réglez les options de correction automatique d'une manière qui convient à vos besoins. En d'autres mots, ne vous laissez pas imposer par votre logiciel des changements que vous devrez par la suite annuler. Activez l'affichage des fautes d'orthographe (traits ondulés rouges) et des erreurs grammaticales (trait ondulés verts). La relecture de votre texte en sera d'autant simplifiée, car vous aurez déjà corrigé quantité de problèmes dès leur apparition.

Dictionnaires de termes spécialisés : Créez des dictionnaires de termes spécialisés propres à votre travail qui pourront s'ajouter à ceux qu'offre le GDRM à la page Recherche et documentation > Vérification orthographique pour les termes techniques et noms fréquents en musique de tradition savante. Ils réduiront considérablement le nombre de mots soulignés par le correcteur d'orthographe.

Options de collage par défaut : Pour éviter d'avoir à nettoyer la mise en page de texte importé d'autres applications, particulièrement un navigateur Web, réglez les options de collage par défaut. Dans Microsoft Word, l'option Conserver le texte seulement sous Options Word | Options par défaut | Couper, copier et coller est souvent la meilleure.

Marques de mise en forme : La seule façon de voir avec précision comment un texte est mis en page, particulièrement dans Microsoft Word, est d'afficher les marques de mise en forme. Dans Microsoft Word, tapez Ctrl+* (Ctrl+Maj+8) ou cliquez l'icône ¶ (Afficher/Masquer ¶) pour rendre les marques visibles, ce qui permet de d'éviter une accumulation de problèmes comme ceux qui sont mentionnés à la rubrique Révision typographique.

On peut faire en sorte que certaines marques s'affichent toujours par défaut : Options | Affichage, et cliquez Afficher toutes les marques de mise en forme ou faites un choix. Les marques les plus importantes, par ordre de priorité, sont :

Dans Corel WordPerfect, révélez les codes (Alt+F3) aussi souvent que nécessaire pour diagnostiquer et régler les problèmes de mise en page.

Utilisation des feuilles de style : Un principe fondamental du traitement de texte est d'éviter de mettre en forme des éléments de texte sur une base individuelle, p. ex. :

De manière à produire ce type de mise en page logique, préparez dès le début d'un projet une feuille de style, soit un ensemble de balises définissant, pour tous les éléments ou sections essentiels, une typographie et une mise en forme spécifiques. D'ailleurs, un texte produit de façon idiomatique, particulièrement dans Microsoft Word, repose entièrement sur l'utilisation intensive des styles.

Une feuille de style élaborée et bien conçue exige beaucoup de discipline et d'effort, surtout lorsqu'on n'est pas encore familier avec la technique, mais l'investissement permet ensuite d'économiser un temps précieux. Certaines universités, dont l'Université Laval, ont préparé pour Microsoft Word des gabarits de rédaction permettant de gérer la mise en page des mémoires et des thèses.

Tout élément syntaxique, tel que caractère, mot, paragraphe, section ou document, doit faire l'objet d'un style de manière à pouvoir en changer l'apparence au besoin. Revenir en arrière pour créer et appliquer un style lorsque la majeure partie du travail a mis en page de manière directe est toujours fastidieux; il vaut toujours mieux travailler correctement dès le début.

L'utilisation de styles force à travailler avec logique et rigueur, ce qui contribue à la qualité de la facture d'un texte. En plus, elle inculque des principes fondamentaux pour la conception et la programmation de sites Web, qui sont basés sur l'utilisation des CSS (cascading style sheets).

Mise en page et saisie

Tabulations : Utilisez toujours des tabulations, et jamais des espaces, pour renfoncer le début d'un paragraphe ou aligner les éléments dans une présentation en colonnes. Une mise en page réalisée à l'aide d'espaces aura généralement des conséquences catastrophiques sur l'alignement des données si l'on change la police ou le corps.

De façon générale, évitez d'avoir à appuyer sur la touche Tab plus d'une fois pour produire un alignement. Réglez plutôt les tabulations en fonction du contexte précis.

Justification (alignement) : Si un texte rédigé avec Microsoft Word doit être justifié, assurez-vous que non seulement le texte mais aussi les notes suivent cette disposition, ce que le logiciel ne fait pas par défaut (qui est l'alignement à gauche).

Pour justifier le texte (style Normal) :

Pour justifier les notes en bas de page :

Le contenu des cellules des tableaux doit cependant être aligné à gauche, à moins qu'il ne s'agisse de colonnes de chiffres pouvant faire l'objet de calculs, auquel cas on aligne à droite.

Les titres de sections, habituellement composés dans un corps plus gros et en gras, ne sont pas justifiés mais simplement alignés à gauche de manière à assurer un espacement élégant et créer un léger contraste.

Notes et appels de notes : Assurez-vous que les notes apparaissent (ou du moins commencent) sur la page où se trouvent les appels de notes. Cette vérification vise surtout les textes rédigés avec Microsoft Word, qui reporte (ou reportait) très souvent par erreur une note à la page suivante; le problème n'est jamais posé avec Corel WordPerfect. Voir les liens suivants pour des solutions ou, du moins, l'identification des problèmes qui ont longtemps affecté Microsoft Word :

Saisie des signes diacritiques : Pour écrire correctement dans Microsoft Word des noms comprenant plusieurs signes diacritiques pour lesquels il n'existe peu ou pas de raccourcis clavier, comme Leoš Janáček, choisissez-les tous dans une seule opération dans Caractères spéciaux en cliquant sur chaque caractère, puis sur Insérer; cliquez sur Annuler pour revenir au texte et insérez les caractères aux bons endroits. Utilisez au besoin les caractères qui apparaissent sous Caractères spéciaux récemment utilisés. Dans Windows, on peut aussi se servir de l'utilitaire Character Map, y sélectionner tous les caractères requis, cliquer sur Copier pour ensuite les coller dans votre texte et insérer les caractères restants.

Évitez de cliquer sur Insertion | Symbole ! Autres symboles... et ajoutez plutôt à la barre d'outils Accès rapide la commande Insérer un symbole à partir de la boîte de dialogue pour avoir un accès immédiat à l'onglet Symboles comprenant les caractères Unicode.

Macrocommandes : Les macrocommandes, aussi appelées macros, sont des mini-programmes qui exécutent automatiquement une série de commandes offertes par un logiciel et que l'on peut avoir besoin d'exécuter à répétition. Elles permettent de

Pour des tâches simples, on peut simplement utiliser le mode d'enregistrement pour créer une macro. Pour des tâches d'une certain complexité impliquant branchements conditionnels, boucles, boîtes de dialogue permettant de personnaliser les opérations, etc., il est essentiel de connaître les principes fondamentaux de programmation et le langage de programmation de macros correspondant au logiciel utilisé, qui sont cependant relativement faciles à apprendre :

Écrire des macros simples en enregistrant une série de commandes peut se faire très rapidement, mais la programmation de macros complexes peut demander beaucoup de temps. Il peut cependant s'agir d'un investissement très rentable qui permet par la suite une grande efficacité. En effet, l'apprentissage de ces techniques permet d'économiser un temps précieux et de réaliser des modifications qui prendraient autrement des centaines, voire des milliers de manipulations peu ergonomiques.

Quelques sites Web offrent des macros mises en lignes gratuitement par des utilisateurs avancés. L'étude des exemples fournis permet de découvrir les techniques appropriées.

Faites régulièrement (idéalement après chaque session de travail) des copies de sécurité de vos macros, qui peuvent représenter une somme de travail considérable.

Révision typographique

Problèmes fréquents à corriger : Surtout en fin de rédaction, voire à d'autres moments, faites une révision systématique de votre texte, parfois appelée « toilette typographique », pour éliminer les problèmes résultant du processus d'édition ou d'un travail en collaboration. Cette étape en plusieurs étapes, si elle peut sembler fastidieuse, est néanmoins essentielle pour obtenir une présentation impeccable permettant de conserver une apparence parfaite même si on fait par la suite des changements de police, de marges, etc. Ces problèmes se multiplient à notre insu si l'on travaille sans afficher les marques de paragraphe et de mise en forme.

Affichage des marques de paragraphe et des symboles de mise en forme : Dans Microsoft Word, affichez les marques de paragraphe () pour mettre en évidence d'éventuels problèmes et pouvoir les corriger.

Élimination des corrections automatiques inappropriées : On doit apporter une attention particulière aux changements non souhaités que peuvent faire les logiciels, particulièrement Microsoft Word.

Opérations requises pour nettoyer un texte créé avec Microsoft Word : Pour régler manuellement les problèmes les plus fréquents résultant du processus d'édition, faites les remplacements suivants décrits dans le tableau ci-dessous en vous assurant d'avoir activé l'option relative aux guillemets dans Correction automatique.

Le add-in Clean Up Text de Greg Maxey pourra être utile pour automatiser certaines des tâches; voir aussi Dennis O'Reilly, The fast, free way to clean up text in MS Word, qui fournit des explications sur cet add-in. Faites toujours une copie de sauvegarde avant d'exécuter des opérations automatiques du genre.

Note : Le signe # correspond ici à une espace (mot féminin en typographie). On peut utiliser ^w pour représenter une espace dans le champ Rechercher (mais pas dans Remplacer par), et il faut représenter la marque de paragraphe par ^13 et non pas ^p dans le champ Rechercher.

Correction Rechercher Remplacer par
Remplacer deux espaces par une espace ## #
Remplacer les espaces avant les deux-points (ou un autre signe de ponctuation) par des espaces insécables (problème fréquent après un copier-coller à partir d'un autre texte) #:
: (non précédé d'une espace)
^s:
^s: (chercher chaque occurrence et confirmer individuellement)
Éliminer les espaces superflues à la fin des paragraphes #^13 ^p
Éliminer les espaces superflues avant les tabulations #^t ^t
Éliminer les espaces superflues après les tabulations ^t# ^t
Éliminer les espaces superflues après les parenthèses, crochets et accolades ouvrants (#
[#
{#
(
[
{
Éliminer les espaces superflues avant les parenthèses, crochets et accolades fermants #)
#]
#}
)
]
}
Éliminer les tabulations inutiles avant la fin des lignes ^t^13 ^p
Réduire de trois à deux le nombre de lignes blanches entre les paragraphes ^13^13^13 ^p^p
Éliminer les lignes blanches entre les paragraphes ^13^13 ^p
Remplacer les apostrophes dactylographiques par des apostrophes typographiques ' '
Remplacer les guillemets dactylographiques sans espaces insécables par des guillemets typographiques avec espaces insécables (trois étapes) 1. "
2. «
3. »
1. "
2. «^s
3. ^s»
Remplacer les espaces normales après et avant les guillemets par des espaces insécables (deux étapes) 1. «#
2. #»

1. «^s
2. ^s»
Remplacer les traits d’union insécables par des traits d'unions réguliers ^~ -

Pour régler automatiquement la plupart de ces problèmes dans des textes préparés avec Corel WordPerfect, utilisez la macro #FIX.WCM de John Land.

Espaces insécables superflues : Un texte rédigé avec le réglage de langue Français (France) plutôt que Français (Canada) comprendra des espaces insécables non seulement avant les deux-points et à l'intérieur des guillemets mais aussi avant les points-virgules, les points d'exclamation et les points d'interrogation. De manière à adapter le texte aux normes québécoises, il faut éliminer ces espaces insécables en autant d'étapes.

Sauts de ligne dans les adresses URL : Une adresse URL, qui est une chaîne de caractères sans espaces (p. ex. <http://www.mus.ulaval.ca/roberge/gdrm/>, est traitée comme un seul mot. Contrairement à des groupes de caractères reliés par un trait d'union, elle n'est pas décomposée automatiquement par le retour automatique à la ligne (angl. word wrap). Les fabricants de logiciels de traitement de texte ne semblent jamais s'être attardés à ce problème.

Pour éviter les longs blancs qui brisent l'équilibre de la mise en page ou produisent une justification inacceptable, il faut insérer à divers endroits un séparateur de caractères liés (asiatique), appelé zero-width space en anglais. Ce caractère, représenté par deux rectangles l'un dans l'autre (), n'est visible qu'en révélant les marques de paragraphe et de mise en forme.

La seule façon d'obtenir une disposition parfaite du texte, quels que soient les changements apportés à la mise en page, est d'insérer ce code à tous les endroits requis, soit

Les deux groupes d'exemples qui suivent montrent la justification inacceptable qui se produit dans la deuxième ligne lorsque les séparateurs de caractères liés manquent, et la répartition équilibrée des mots lorsqu'ils sont présents. Le premier groupe montre l'affichage sans les marques de paragraphe, le deuxième avec.

Séparateurs de caractères liés (sans marques)

Séparateurs de caractères liés (avec marques)

Une solution intermédiaire, mais qui permet de réduire les problèmes, consiste à remplacer en deux étapes toutes les occurrences de barre oblique par barre oblique suivie du séparateur de caractères liés.

L'insertion avant les points et les autres caractères possédant une signification particulière exige cependant une confirmation individuelle de toutes les occurrences et pourrait être trop fastidieuse.

Insertion dans Microsoft Word

Voir How to make urls (and delimiters such as \, /, and : and @) wordwrap in Word et Line Breaks After a Slash; voir aussi certaines remarques importantes au sujet de la validité et des formes courtes des adresses URL.

Insertion dans Corel WordPerfect

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Date de dernière modification : 2018-06-07
© Marc-André Roberge 2018
Guide des difficultés de rédaction en musique (GDRM)
Faculté de musique, Université Laval, Québec