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Guides > Logiciels de gestion bibliographique

La page suivante présente le fonctionnement des logiciels de gestion bibliographique (angl. bibliographic software, citation managers, reference managers), lesquels fournissent une aide précieuse pour manipuler les notes et les bibliographies qui sont à la base de tout travail de recherche sérieux.

Un logiciel de gestion bibliographique devient un outil essentiel dès que l'on doit repérer des sources sur un sujet donné, élaborer une bibliographie d'une certaine ampleur et insérer des références bibliographiques dans un texte ou dans les notes, le tout en respectant un protocole donné et susceptible de devoir être modifié.

Fonctions

Téléchargement de notices : Un logiciel de gestion bibliographique permet de repérer dans un ou plusieurs catalogues de bibliothèques ou bases de données bibliographiques (p. ex. RILM) les notices relatives à un sujet donné en cherchant par auteur, titre, date ou mot-clé et de télécharger les notices dont les éléments sont automatiquement placés dans les champs appropriés d'une base de données unidimensionnelle grâce à l'utilisation par les bibliothèques de la norme Z39.50 et aux fichiers de connexion et aux filtres d'importation fournis avec le logiciel. L'utilisateur doit ensuite faire le ménage dans les références et souvent faire toutes sortes d'ajustements de nature typographique ou linguistique; voir plus bas à la section « Mises en garde ». On peut aussi ajouter des notices manuellement en utilisant un gabarit correspondant au type de document (livre, article, recension, etc.).

Recherche dans la base de données : Le logiciel permet de trier les données sur l'un ou l'autre des champs (auteur, titre, date de publication, etc.) de manière à visualiser l'information sous un angle précis. On peut donc facilement étudier la façon dont s'est développée la recherche ou préparer une bibliographie ordonnée par auteur, par sujet ou par ordre chronologique.

Annotations : On peut ajouter des annotations à chacune des notices, que ce soit pour usage personnel ou dans le but de préparer une bibliographie annotée.

Feuilles de style : Le logiciel propose sous la forme de feuilles de styles des centaines de protocoles de mise en page des bibliographies et des notes. On peut à tout moment de changer le format, p. ex. pour préparer un texte pour une revue qui impose un protocole différent de celui que l'on utilise par défaut ou encore pour soumettre à nouveau un article à une nouvelle publication après un refus.

Comme les logiciels sur le marché sont tous en anglais et que cette langue domine dans le monde de la recherche, les protocoles sont principalement ceux des revues scientifiques américaines. Cette situation peut forcer les utilisateurs francophones à créer pour leurs besoins des feuilles de style tenant compte des exigences de leur université ou des revues auxquelles ils désirent soumettre des articles. À cela s'ajoutent les modifications requises pour traiter correctement les guillemets et leur position par rapport aux signes de ponctuation et franciser les portions de texte insérées automatiquement par le logiciel. Un échantillon (probablement incomplet) des possibilités suit :

Adaptation française du fichier Chicago Manual of Style du logiciel EndNote : Le GDRM fournit une adaptation française du fichier Chicago Manual of Style (Chicago 16th A.ens, sous le nom cms-fr.ens) pour le logiciel EndNote X5, qui est le logiciel recommandé par le Comité des normes informatiques de l'Université Laval.

L'adaptation française tient compte des changements mentionnés plus haut. Les limites du logiciel ne permettent cependant pas de respecter toutes les particularités du français. Il est donc essentiel de faire plusieurs vérifications et changements (voir la section sur la toilette typographique à la page Typographie > Traitement de texte) avant de livrer un texte :

L'utilisateur devra décider si, pour un projet donné, l'utilisation d'un logiciel de ce type et les étapes supplémentaires requises pour finaliser l'adaptation valent la peine. On doit garder à l'esprit que plusieurs modifications doivent être refaites à chaque fois que la bibliographie et les notes sont générées. Il arrive souvent que l'on doive refaire cette opération tant et aussi longtemps que le format des notices n'est pas parfait, car il est difficile d'obtenir un résultat parfait sans tenir compte de toutes sortes de particularités et de fonctionnalités qui peuvent être déficientes. Il faut donc attendre la toute fin d'un projet pour procéder à tous ces changements. Néanmoins, si l'on a besoin de gérer une base de données pendant de longues périodes, p. ex. pour travailler sur un état de la recherche, l'utilisation d'un logiciel peut être très avantageuse.

On trouvera aussi un fichier de connexion permettant de récupérer dans EndNote des notices à partir du catalogue Ariane de la Bibliothèque de l'Université Laval.

Préparation de bibliographies : Le logiciel permet de préparer des bibliographies, tant complètes que partielles, en fonction de critères et de les exporter dans d'autres formats.

Insertion de références dans le texte ou les notes : Le logiciel permet d'insérer directement des références dans un texte ou dans une note en utilisant le format approprié grâce à l'intégration avec le logiciel de traitement de texte.

Mises en garde

Langue : Comme il est fréquent de télécharger des notices des sites de bibliothèques anglophones, on peut devoir traduire certaines mentions comme les noms de ville, les éléments contenus dans les remarques, les noms des parties d'un volume, etc.

Ponctuation : Les bibliothèques utilisent des règles précises pour la description bibliographique, et il se peut que la ponctuation utilisée ne corresponde pas au protocole choisi ou à la tradition typographique à laquelle on appartient. Ainsi, les noms de villes de publication peuvent être séparés par des points-virgules alors que l'on préfère des virgules. De plus, les espaces que l'on trouve après et avant les guillemets et avant certains signes de ponctuation peuvent être superflues ou ne pas être insécables, ce qu'il faut corriger par la suite dans le logiciel de traitement de texte.

Signes diacritiques : La confusion qui existe encore dans le monde de l'informatique pour ce qui est de l'utilisation des signes diacritiques peut faire en sorte que les noms et titres fournis par les catalogues de bibliothèques comportent des caractères incorrects qu'il faudra remplacer.

Liens

Sites des éditeurs des principaux logiciels

Comparaison des principaux logiciels

Dörte Böhner et al. (révisé par Dorothea Lemke and Petra Frommer),PDF Reference Management Software Comparison (aoùt 2012).

Wikipedia, Comparison of reference management software.

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Date de dernière modification : 2014-09-16
© Marc-André Roberge 2014
Guide des difficultés de rédaction en musique (GDRM)
Faculté de musique, Université Laval, Québec