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Typographie > Traitement de texte

La page suivante propose des suggestions permettant d'utiliser les logiciels de traitement de texte de manière à produire une mise en page à la fois flexible et soignée. Pour de l'aide au sujet de Corel WordPerfect, voir WordPerfect Universe : First Stop for WordPerfect Office Users; au sujet de Microsoft Word, voir Microsoft Office Online, Allen Wyatt's Word Tips et The Word MVP Site. Voir aussi le site Alternatives to Microsoft [...] pour une liste d'autres logiciels du genre.

Généralités

Lecture du manuel : Lisez le manuel fourni avec un logiciel (ou un des nombreux livres en vente sur le sujet) de manière à connaître les techniques les plus appropriées et les plus idiomatiques pour obtenir la mise en page voulue. Relisez le manuel périodiquement pour découvrir des techniques qui n'avaient que peu ou pas de pertinence lors d'une lecture précédente. La consigne RTFM n'a jamais nui à personne; il s'agit du meilleur moyen pour augmenter sa productivité et la qualité de son travail et lui donner une véritable apparence professionnelle.

Conversion de fichiers : Pour de l'aide au sujet de la conversion de fichiers Microsoft Word en Corel WordPerfect, voir Paul Merrell, Where may I find macros to help in MS Word-WordPerfect file conversions? Pour régler les problèmes liés l'importion de fichiers Corel WordPerfect dans Microsoft Word, voir How to Import WordPerfect Files into Microsoft Word.

Caractère idiomatique des fichiers : Pour éviter des problèmes dans des fichiers qui devront être manipulés par d'autres personnes, p. ex. une maison d'édition ou la rédaction d'une revue, utilisez la mise en page la plus simple et la plus idiomatique permettant à un logiciel de produire un résultat donné. À une époque où chacun doit souvent être son propre éditeur, il est essentiel de savoir manier son outil avec compétence et virtuosité. L'utilisation peu ou pas idiomatique d'un logiciel correspond plus ou moins à jouer d'un instrument à l'oreille.

Stratégies de sécurité

Enregistrement des données : Activez la fonction d'enregistrement automatique pour éviter de perdre des données. Enregistrez toujours avant d'effectuer un changement radical de mise en page ou un remplacement global.

Copies de sécurité des fichiers de travail : Comme on ne sait jamais quand le malheur va frapper (corruption de fichiers, bris de disque dur, virus, vol), faites des copies de sécurité fréquentes et conservez-en un exemplaire ailleurs que dans votre lieu de travail habituel. Idéalement, copiez à la fin de chaque journée de travail les nouveaux fichiers et ceux que vous avez modifiés. Il est facile d'apporter le soir à la maison une copie et de rapporter le lendemain la copie de la veille et d'alterner en faisant cette rotation. Si vous êtes à l'extérieur de chez vous, pensez à vous envoyer régulièrement par courriel un fichier ZIP contenant les fichiers les plus importants; la perte ou le vol d'un ordinateur, particulièrement au cours d'un voyage de recherche impliquant des dépenses importantes, est une tragédie que l'on ne veut pas voir se produire.

La commande XCOPY avec les paramètres /D /F /I /Y peut être utilisée dans un fichier de commandes DOS (batch file, avec extension .bat) pour mettre à jour des répertoires complets.

{exemple} xcopy "d:\musique\busoni\*.*" "e:\musique\busoni" /d /f /i /y

Faites une copie de toutes vos données et fichiers personnalisés avant d'apporter votre ordinateur à un atelier de réparation. La précaution est d'autant plus importante si vous voulez faire copier vos données sur un nouveau disque dur (p. ex. à l'achat d'un nouvel ordinateur); on pourrait par mégarde copier le contenu de votre nouveau disque (vide) sur votre ancien (plein), ce qui aurait pour effet d'effacer tout son contenu.

Division du disque dur en partitions : Idéalement, divisez votre disque dur en au moins deux partitions, dont l'une ne contient que vos données. Vous pouvez faire une copie de tous vos répertoires de données dans une autre partition, ce qui vous donnera un accès rapide à la version précédente de vos données si jamais vous rendiez un fichier inutilisable ou l'effaciez par mégarde et ne puissiez pas le récupérer.

Archivage de fichiers : Résistez à l'envie de détruire les fichiers dont vous ne vous servez plus. C'est seulement des années plus tard, lorsque vous voudrez réutiliser tout ou partie d'un texte, que vous le regretterez. Votre travail vaut infiniment plus qu'un disque dur portable, une boîte de CD-R ou de CD-RW ou encore de DVD, un disque ZIP ou une clé USB. Si possible, protégez votre support de données avec un mot de passe; vous vous en féliciterez si jamais vous égarez vos données.

Copies de sécurité des modèles et de dictionnaires personnels : Faites régulièrement des copies des modèles permettant de démarrer votre logiciel avec vos paramètres personnels : normal.dot pour Microsoft Word, WP9XX.WPT pour Corel WordPerfect (remplacez le chiffre par celui correspondant à votre version). Faites la même chose avec vos dictionnaires personnels : perso.dic pour Word, WT9XX.UWL pour WordPerfect.

Listes d'adresses et courriels : Faites régulièrement des copies de vos fichiers ou répertoires contenant vos listes d'adresses et vos courriels (particulièrement votre correspondance de recherche) et conservez-les au même titre que de la correspondance sur papier, ce qui pourra être utile à vos biographes. Vous pourrez utiliser les fonctions de recherche dans le texte de votre logiciel pour retrouver des passages utiles.

Favoris Internet : Faites fréquemment un fichier ZIP de vos favoris Internet; vous serez heureux de ne pas avoir à reconstituer p. ex. une liste de plus mille liens si le malheur frappait. Dans WinZip, cochez l'option Include subfolders lorsque vient le moment d'ajouter les répertoires comprenant les liens de manière à les enregistrer tous.

Choix des paramètres

Feuilles de style : De manière à économiser du temps, planifiez soigneusement la mise en page dès le début d'un projet en prenant le temps requis pour préparer et tester une feuille de style, soit un ensemble de balises définissant, pour plusieurs éléments (titres, sous-titres, citations en retrait, notes, légendes, titres courants, mises en évidence d'un type particulier, etc.), une typographie et une mise en forme spécifiques.

Une feuille de style élaborée et bien conçue exige qu'on y consacre du temps, mais ce travail permet d'économiser beaucoup de temps par la suite. Certaines universités, p. ex. l'Université Laval, ont préparé pour Microsoft Word des feuilles de style permettant de gérer la mise en page des mémoires et des thèses.

Dès le début d'un projet, créez autant de styles que nécessaire pour découper les éléments d'une mise en page en blocs individuels. Tout élément bien délimité dont on pourrait vouloir changer l'apparence mérite de se voir associer un style. Revenir en arrière pour créer et appliquer un style lorsque la majeure partie du travail est réalisée prend toujours beaucoup plus de temps que d'avoir fait les choses correctement dès le début (à moins de savoir comment créer une macrocommande pour faire la modification requise). De plus, l'utilisation de styles force à travailler avec logique et rigueur, ce qui contribue à la qualité de la facture d'un texte.

Marges : Réglez les marges, les tabulations, la pagination et les autres aspects de base de la mise en page dès le début de la rédaction. La précaution est d'autant plus importante si le texte contient des tableaux et des sections en colonnes, où l'espace disponible peut conditionner la mise en page, voire la conception de la présentation.

Choix de la langue (Canada, France) : Si vous utilisez Microsoft Word, choisissez une langue par défaut en fonction de votre contexte linguistique. Cliquez Outils | Langue | Langue... et choisissez Français (Canada) ou Français (France); cliquez ensuite sur Par défault... pour « affecter par défaut à langue la valeur... ». Avec Français (Canada), Word insérera des espaces insécables seulement après les guillemets ouvrants et avant les guillemets fermants et les deux-points; avec Français (France), il en ajoutera aussi avant les points-virgules, les points d'exclamation et les points d'interrogation.

Les différences entre les formats lettre (8,5 × 11 po, 216 × 279 mm) et A4 (210 × 297 mm) obligent à respecter certaines marges minimales pour qu'un texte conçu en fonction d'un format de papier puisse être imprimé sans perte d'information dans l'autre format. Voir Jacob Palme, Making Postscript and PDF International.

Correction automatique et affichage des fautes : Réglez les options de correction automatique d'une manière qui convient à vos besoins; en d'autres mots, ne vous laissez pas imposer par votre logiciel des changements que vous devrez par la suite annuler. Activez l'affichage des fautes d'orthographe (traits ondulés rouges) et des erreurs grammaticales (trait ondulés verts). La relecture de votre texte en sera d'autant simplifiée, car vous aurez déjà corrigé quantité de problèmes..

Techniques de travail

Raccourcis clavier : Apprenez autant de raccourcis clavier que possible et utilisez-les de préférence aux options choisies au moyen de menus ou de clics de souris. Vous travaillerez plus vite et en économisant un nombre considérable de mouvements. Le travail se fait donc d'une façon plus ergonomique.

Marques de mise en forme : La seule façon de voir avec précision comment un texte est mis en page, particulièrement dans Microsoft Word, est d'afficher les marques de mise en forme. Cliquez l'icône ¶ (Afficher/Masquer ¶) pour rendre les marques visibles, ce qui permet de d'éviter une accumulation de problèmes comme ceux qui sont mentionnés plus bas sous la rubrique Toilette typographique.

Pour que les marques s'affichent par défaut : Outils | Options | Affichage, et cliquez Tous sous Marques de format. Les marques les plus importantes sont :

Dans Corel WordPerfect, révélez les codes (Alt+F3) aussi souvent que nécessaire pour diagnostiquer et régler les problèmes de mise en page.

Barre de boutons ou barre d'outils Accès rapide : Ajoutez à votre barre de boutons les options qui n'apparaissent pas par défaut et dont vous vous servez souvent. Vous gagnerez ainsi un temps précieux.

Macrocommandes : Simplifiez les tâches répétitives en les transformant en macrocommandes, soit des séries de commandes qui peuvent être lancées en une seule opération. La conception de macrocommandes d'une certaine complexité (boîtes de dialogue permettant de personnaliser les opérations, branchements conditionnels, boucles, etc.) exige une bonne connaissance des principes fondamentaux de programmation et la maîtrise des langages propres aux logiciels (Visual Basic pour Microsoft Word, PerfectScript pour Corel WordPerfect). L'apprentissage de ces techniques permet cependant d'économiser un temps précieux et de réaliser des modifications qui prendraient autrement des centaines, voire des milliers de manipulations peu ergonomiques.

Pour des macros pour Microsoft Word, voir Word Macros and Visual Basic for Applications FAQ; pour Corel WordPerfect, voir Barry MacDonnell's Toolbox for WordPerfect.

Tabulations : Utilisez toujours des tabulations, et jamais des espaces, pour renfoncer le début d'un paragraphe ou aligner les éléments dans une présentation en colonnes. Une mise en page réalisée à l'aide d'espaces aura généralement des conséquences catastrophiques sur l'alignement des données si l'on change la fonte ou le corps.

Justification (alignement) : Si vous utilisez Microsoft Word 2007 et que l'ensemble du texte doit être justifié, assurez-vous que non seulement le texte mais aussi les notes suivent cette disposition, ce que le logiciel ne fait pas par défaut (qui est l'alignement à gauche).

Pour justifier le texte (style Normal) :

Pour justifier les notes en bas de page :

Le contenu des cellules des tableaux doit cependant être aligné à gauche, à moins qu'il ne s'agisse de colonnes de chiffres pouvant faire l'objet de calculs, auquel cas on aligne à droite. Les titres de sections, qui sont habituellement composés dans un corps plus gros et en gras, ne sont pas justifiés mais simplement alignés à gauche de manière à assurer un espacement élégant et créer un léger contraste.

Notes et appels de notes : Assurez-vous que les notes apparaissent (ou du moins commencent) sur la page où se trouvent les appels de notes. Cette vérification vise surtout les textes rédigés avec Microsoft Word, qui reporte très souvent par erreur une note à la page suivante (le problème ne se pose pas dans Corel WordPerfect). Voir les liens suivants pour des solutions ou, du moins, l'identification des problèmes :

Dictionnaires de termes spécialisés : N'hésitez pas à créer et à installer des dictionnaires de termes spécialisés comme ceux qu'offre le GDRM à la page Recherche et documentation > Vérification orthographique pour les termes et noms fréquents en musique de tradition savante. Vouz éviterez ainsi de nombreuses fautes, ce qui vous rendra le travail plus facile.

Sauts de ligne dans les adresses URL : Une adresse URL, qui est une chaîne de caractères sans espaces (p. ex. <http://www.mus.ulaval.ca/roberge/gdrm/>, est traitée comme un seul mot. Contrairement à des groupes de caractères reliés par un trait d'union, elle n'est pas décomposée automatiquement par le retour à la ligne automatique (angl. word wrap). Il faut donc insérer à divers endroits un code invisible, appelé zero-width space en anglais, pour éviter une justification inacceptable. La seule façon d'obtenir une disposition parfaite du texte quelle que soit la mise en page est d'insérer ce code systématiquement à tous les endroits requis, soit

Insertion dans Microsoft Word 2007 :

Si Afficher/Masquer ¶ est activé et que l'option Tous a été choisie sous Outils | Options... | Affichage | Marques de format, ce caractère invisible prend la forme de deux rectangles l'un dans l'autre ().

Voir aussi How to make urls (and delimiters such as \, /, and : and @) wordwrap in Word et Line Breaks After a Slash.

Insertion dans Corel WordPerfect :

Toilette typographique : Faites une toilette systématique du texte pour éliminer le bagage superflu résultant du processus d'édition ou d'un travail en collaboration, particulièrement les espaces superflues. Il s'agit de la seule façon de s'approcher d'une présentation impeccable. Les marques de format () doivent être affichées pour que la majorité de ces problèmes soient visibles. Les problèmes les plus courants sont :

Pour régler automatiquement la plupart de ces problèmes dans des textes préparés avec Corel WordPerfect, utilisez la macro #FIX.WCM de John Land.

Pour régler manuellement les problèmes les plus fréquents dans des textes préparés avec Microsoft Word, faites les remplacements suivants (en vous assurant que l'option relative aux guillemets dans Correction automatique est activée). Le add-in Clean Up Text de Greg Maxey pourra être utile pour automatiser certaines des tâches; voir aussi Dennis O'Reilly, The fast, free way to clean up text in MS Word, qui fournit des explications sur cet add-in. Il est important de s'assurer d'avoir une copie de sauvegarde avant d'exécuter des opérations automatiques du genre.

Si un texte a été rédigé avec le réglage de langue Français (France) plutôt que Français (Canada), des espaces insécables auront été insérées non seulement avant les deux-points et à l'intérieur des guillemets mais aussi avant les points-virgules, les points d'exclamation et les points d'interrogation. Il faudra alors éliminer ces espaces insécables en autant d'étapes.

Note : Le signe # correspond ici à une espace.

Correction Rechercher Remplacer par
Remplacer deux espaces par une espace ## #
Éliminer les espaces superflues à la fin des paragraphes #^p ^p
Éliminer les espaces superflues avant les tabulations #^t ^t
Éliminer les espaces superflues après les tabulations ^t# ^t
Éliminer les espaces superflues après les parenthèses ouvrantes (aussi crochets) (# (
Éliminer les espaces superflues avant les parenthèses fermantes (aussi crochets) #) )
Éliminer les tabulations inutiles avant la fin des lignes ^t^p ^p
Reduire le nombre de lignes blanches entre les paragraphes de trois à deux ^p^p^p ^p^p
Éliminer les lignes blanches entre les paragraphes ^p^p ^p
Remplacer les apostrophes ASCII par des apostrophes typographiques ' '
Remplacer les guillemets ASCII par des guillemets typographiques (trois étapes) 1. "
2. «
3. »

 1. "
2. «^s
3. ^s»
Remplacer les traits d’union insécables par des traits d'unions réguliers ^~ -

 

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Date de dernière modification : 2012-02-03
© Marc-André Roberge 2012
Guide des difficultés de rédaction en musique (GDRM)
Faculté de musique, Université Laval, Québec